Administrative Assistant

The Administrative Assistant is part of the administrative team at SCC National office, and as such spends approximately half of her/his time supporting general administrative functions, and the balance supporting the membership department. 

Responsibilities 

* Telephone and frontline reception
* Tracking of data, data entry and data organization 
* Prepare documents: formatting, presentation, photocopying, collating, distribution etc. 
* Respond to email enquiries 
* Prepare and mail letters
* Shipping, receiving and mailing
* Coordinate courier packages 
* Organize travel arrangements and accommodations 
* Organize meeting arrangements 
* Support scheduling of supervisors as required 
* Other duties as directed by supervisor(s) 

Skills, experience and education 

* 3 - 5 years administrative experience in a busy office environment 
* Strong computer skills: Microsoft Office suite, Internet, database, Adobe programs 
* Familiarity with Raiser's Edge software is a definite asset 
* Good communicator - especially oral communication 
* Able to multitask and deal with multiple deadlines 
* Good interpersonal skills and team work 
* Must be fluent in both English and French
* Must have strong writing skills in both English and French 
* Completion of a training course in administrative duties is an asset 

Start date: February 20, 2006. Posting closes: February 3, 2006 

Please email, fax or send your resume and cover letter to:

Martha Beckett
Office Manager
Sierra Club of Canada
412-1 Nicholas St
Ottawa, ON K1N 7B7 

We thank all applicants for their interest but only those selected for an interview will be contacted. 

SCC is an equal opportunity employer and encourages applications from individuals of marginalized populations and minority groups. 

L'adjoint(e) administratif(ve) fait partie de l'quipe administrative du bureau national du Sierra Club du Canada et, ce titre, consacre environ la moiti de son temps des tches de soutien administratif gnral et l'autre moiti au soutien du Service des adhsions. 

Responsabilits 

* Tlphone et accueil de premire ligne 
* Suivi de donnes, entre de donnes et organisation de donnes
* Prparer des documents : formatage, prsentation, photocopie, assemblage, distribution, etc.
* Rpondre des demandes d'information par courriel 
* Prparer et poster des lettres 
* Expdier et recevoir les envois postaux
* Coordonner les envois par messagerie 
* Voir aux prparatifs de voyages et d'hbergement
* Voir aux prparatifs de runions 
* Apporter son soutien aux activits des superviseurs au besoin 
* Autres tches selon les directives des superviseurs 

Comptences, exprience et formation 

* De 3 5 ans d'exprience administrative dans un milieu trs actif 
* Connaissances approfondies de divers outils informatiques : suite Microsoft Office, Internet, bases de donnes, famille Adobe
* Une bonne connaissance du logiciel Raiser's Edge est un atout rel
* Qualits de communicateur(trice) - notamment communication orale 
* Capacit de travailler des tches multiples et de grer des chances multiples
* Bonne habilet en communication interpersonnelle et en travail d'quipe 
* Doit pouvoir communiquer couramment en franais et en anglais 
* Doit pouvoir crire correctement en franais et en anglais
* Avoir termin une formation en diverses tches administratives est un atout 

Date de dbut d'emploi : le 20 fvrier 2006. Fermeture de l'offre : le 3 fvrier 2006 

Le SCC est un employeur qui souscrit au principe de l'galit d'accs l'emploi et qui encourage les candidatures de personnes issues de populations marginalises et de groupes minoritaires.